Tämän artikkelin sisältöihin on haastateltu Collecte-asiantuntija Mikko Solaa. Lisätietoja Collectesta voi pyytää sähköpostitse osoitteista mikko.sola@userix.fi ja johanna.kiviranta@eduix.fi. 

Musketti-kokoelmanhallintajärjestelmän ylläpito päättyy vuoden 2022 lopussa. Aikaa tähän on noin 1,5 vuotta, mikä on yllättävän vähän järjestelmänvaihdon suunnittelulle, kilpailutukselle, hankinnalle ja toteutukselle. Musketti on Suomen ylivoimaisesti suurin käytössä oleva kokoelmahallintajärjestelmä, ja kaikki sitä käyttävät museot ja arkistot tulevat tämän ajan kuluessa vaihtamaan järjestelmää. Jos olette yksi näistä tahoista, joille järjestelmänvaihdos on tulossa ajankohtaiseksi, suosittelemme kiinnittämään huomionne kolmeen asiaan.

Resurssikapeikko

Järjestelmänvaihdos kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin. Suomessa realistisia kokoelmahallintajärjestelmän tarjoajia on yhden käden sormin laskettava määrä. Olemme yksi näistä tarjoajista – meidän järjestelmämme on E-kuvan pohjalle rakennettu Collecte. Arviomme mukaan kalenterimielessä yksi migraatio vie aikaa n. 3 kuukautta. Sekä meidän että kilpailijoidemme kapasiteetti migraatioiden suorittamiseen on rajallinen, ja onkin oletettavissa, että tarjonnasta voi tulla pulaa vuoden 2022 aikana, kun tehtäviä vaihdoksia on niin paljon. Tämä voi johtaa tilanteeseen, että kaikki tarjoajat eivät pysty osallistumaan kilpailutuksiin täyden työmäärän vuoksi, ja toteutettava migraatio joudutaan aikatauluttamaan täysin tarjoajan ehdoin. 

Tällä hetkellä arviomme mukaan noin kolmasosa Musketin käyttäjistä tekee jo toimenpiteitä järjestelmän vaihtamiseksi. Moni on suoraan ilmaissut, että järjestelmänvaihto on ajankohtaista vasta ensi vuonna. On suuri riski, että joudutaan tilanteeseen, jossa museo joutuu ottamaan käyttöön sen tuotteen, jonka tarjoaja pystyy sillä hetkellä tarjouksen tekemään. Resurssien vahvistaminen tarjoajaorganisaatiossa on myös haasteellista – uusien työntekijöiden hankkiminen IT-alalla varsinkaan näin spesifille toimialalle ei ole helppoa, joten kapasiteettia ei pystytä kasvattamaan varsinkaan väliaikaiseen tarpeeseen merkittävästi. 

Museon omien resurssien suunnittelu

Migraatioprojektit sitovat ja kuormittavat museon omaa henkilökuntaa, sillä usein sen yhteydessä halutaan tehdä myös datan korjauksia tai uusien aineistojen tuomista järjestelmään. Tämä vaatii runsaasti aikaa ja resursseja museon omalta henkilökunnalta. 

Erääseen tarjoukseen arvioimme, että jos meiltä tarvitaan 22 henkilötyöpäivää migraation tekemiseen, asiakkaan tulisi varata noin 10 henkilötyöpäivää omia resurssejaan. Ja tämä on vain lähtötaso, migraatiotyö – sen päälle tulee vielä muita töitä, jotka kasvattavat asiakkaalta vaadittavaa työmäärää. Tällaisia ovat esimerkiksi käyttökoulutukset, jotka vievät aikaa koko henkilöstöltä. Tämä laskelma ei pidä sisällään datan korjaukseen tai uusien aineistojen tuomiseen käytettävää henkilötyömäärää.

Järjestelmänvaihdoksen mukanaan tuomat mahdollisuudet

Uusi järjestelmä tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia, joiden käyttöönottoa kannattaa harkita heti migraation yhteydessä. Collectessa tällaisia mahdollisuuksia ovat esimerkiksi Finna-yhteyden käyttöönotto (mikäli sitä ei vielä ole), datan massamuokkaus (vaillinaisen datan täydentäminen) ja mobiilikäyttöinen käyttöliittymä (tabletit työvälineiksi?). Näillä ja muilla uudistuksilla on mahdollisuus edistää museon omaa prosessitehokkuutta.

Järjestelmänvaihdoksesta on syytä myös huomioida, että se on aina myös tietynasteinen kulttuurinmuutos. Nykytyössämme järjestelmät ohjaavat vahvasti sitä, miten, milloin ja mitä asioita teemme, ja eri järjestelmät eivät ikinä toimi täysin samalla tavalla. Toimintamallit ja prosessit muuttuvat lähes välttämättä uuden järjestelmän käyttöönoton myötä, ja voi kestää yllättävänkin kauan, ennen kuin tästä aiheutuvat ‘muutoskivut’ on ohitettu.

Vahva suosituksemme onkin, että mitä aiemmin järjestelmänvaihdos pystytään aloittamaan, sitä ‘turvallisempaa’ sen tekeminen on. Loppumetreillä vaihdoksen tekeminen tapahtuu kiireessä, ja se lisää erilaisia riskejä. Mitä aiemmin työn aloittaa, sitä enemmän aikaa on erilaisten haasteiden ylittämiseen ja korjausten tekemiseen.

Mikäli haluatte keskustella lisää Collecte-järjestelmästä ja sen mahdollisuuksista toimia Musketin korvaajana, olettehan yhteydessä!